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阻止並通知使用者服務中斷的資源

Offision 的 Out-of-Service 功能允許管理員暫時阻止資源、添加停機原因、設置自動釋放期，並在使用者的預訂受到不可用的影響時通過電子郵件通知使用者。

Offision 中的 資源停止服務設置 是一個用於有效管理資源停機時間的綜合工具。它允許管理員阻止暫時不可用的資源，同時讓使用者了解情況。此外，管理員可以設置自動釋放期並提供不可用的原因。如果被阻止的資源與現有預訂重疊，系統會自動向受影響的使用者發送電子郵件通知，確保清晰的溝通並最大限度地減少中斷。

核心功能：

臨時阻止資源
- 管理員可以將任何資源標記為“停止服務”，以防止使用者預訂它。
提供停機原因
- 為阻塞添加明確的解釋，例如維護、維修或升級。
- 此資訊對用戶可見，以便更好地理解。
設置自動發佈週期
- 資源可以在指定的阻止期后自動可用。
- 減少管理員手動更新的需要。
自動使用者通知
- 如果被阻止的資源與現有預訂重疊，系統會自動向使用者發送電子郵件通知。
- 使用者會收到不可用的通知，並可以做出其他安排。

此功能非常適合管理共享資源（如會議室、辦公桌輪用制辦公地點或設備）的組織。它通過防止預訂衝突、保持透明度和自動與使用者溝通來確保順利運營。

主要優勢：

防止重複預訂或用戶訪問不可用的資源。
通過自動電子郵件通知讓使用者了解情況。
通過自動發佈功能簡化資源管理。

優點

有效的資源管理
- 管理員可以快速阻止不可用的資源，確保在停機期間不會預訂這些資源。
- 簡化維護計劃並減少運營中斷。
改善使用者溝通
- 自動電子郵件通知用戶資源不可用，防止最後一刻出現意外。
- 添加原因提供透明度，提高用戶滿意度。
自動化提高效率
- 自動釋放功能確保資源無需人工干預即可再次可用。
- 為管理員節省管理多個資源的時間。
無衝突預訂
- 阻止阻止使用者預訂正在維護或維修的資源。
- 確保不會與不可用的資源發生衝突。
使用者友好的透明度
- 不僅會通知使用者，還會向使用者提供不可用的原因。
- 在資源管理方面建立信任和專業精神。
最大限度地減少干擾
- 如果現有預訂的預訂受到影響，他們會立即收到通知，以便他們規劃替代方案。
- 降低運營延遲或使用者不滿意的風險。
可定製的區塊週期
- 管理員可以根據資源的需求設置特定的阻止持續時間。
- 靈活調整短期或長期停機的區塊週期。
可針對大型組織進行擴展
- 適用於管理各種資源的公司，確保系統地處理停機時間。
- 對於具有頻繁維護需求的組織，可以很好地擴展。
簡化的管理工作流程
- 自動通知和發佈周期減少了管理員的工作量。
- 管理員可以在系統處理停機時間更新時專注於其他優先事項。
專業可靠的系統
- 透明的通信和自動化流程增強了用戶的整體預訂體驗。
- 提高組織運營的信任度和可靠性。

Offision 中的 資源停止服務設置 是有效和專業地管理停機時間的重要工具。它確保對使用者的透明度，防止預訂衝突，並自動執行電子郵件通知和資源發佈等關鍵任務。雖然它需要仔細的規劃和監控，但此功能極大地增強了資源管理、用戶滿意度和運營效率。

設定步驟

導航到「房間」、「桌面」和「設備」以創建資源
按兩下“Out of service periods”列中的“Add out of service periods”按鈕
設定服務期及輸入備註

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